¿Cómo organizar una reunión de ex alumnos?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Última modificación: 2024-02-17 21:40

La Noche de Reunión de Antiguos Alumnos, sin importar dónde se lleve a cabo ya quién reúna, requiere una preparación seria y costos tangibles. Como regla general, es bastante difícil para una persona dominar la organización de tales vacaciones y prepararse para ellas.

Ahora suelen utilizar los servicios de agencias, pero el resultado del trabajo de los profesionales no siempre cumple con las expectativas y puede diferir de la versión de las vacaciones que querían organizar. Por lo tanto, es mejor abordar el asunto por su cuenta, preferiblemente con una compañía de dos, tres o cuatro personas.

¿Por dónde empezar?

Debe comenzar a preparar la noche de la reunión de graduados determinando el número de participantes. Es decir, debe decidir a quién recopilar: todo el problema, una clase o grupo. Si invitar al profesorado y a cuál de los profesores llamar. Todos los demás aspectos dependen del número de posibles participantes e invitados del evento.

A continuación, debe encontrar todos esosgente a reunir. Ya sea que planee celebrar una velada de ex alumnos en una escuela o una fiesta de estudiantes en un restaurante, la búsqueda de participantes es la etapa de preparación más importante, larga y difícil.

Después de encontrar todas las coordenadas posibles, se debe contactar o llamar a las personas, y no solo enviarles invitaciones. Esto debe hacerse, porque alguien no irá y alguien querrá venir no solo. Tienes que llamar o escribir a los profesores. No debe excluir a los participantes de antemano, centrándose en sus propias ideas. Es decir, si, por ejemplo, la reunión de ex alumnos se llevará a cabo en Moscú y uno de los participantes potenciales vive en Vladivostok, no debe decidir por su cuenta que la persona no asistirá.

Es necesario aclarar la hora y la fecha de preferencia con cada uno de los asistentes a la velada, incluidos los docentes. También debe preguntar cuidadosamente sobre las oportunidades financieras, es decir, preguntar cuánto está dispuesta a asignar una persona para organizar un evento.

Después de estas etapas iniciales, los organizadores tendrán una lista completa de invitados y participantes del evento, con información sobre su tiempo libre y capacidades financieras.

¿Qué sigue?

En la siguiente etapa, se debe determinar el lugar, la hora y el escenario aproximado de la noche de la reunión de ex alumnos. Esto no es difícil de hacer, basado en el presupuesto aproximado y el número de participantes. En esta etapa, será necesario "ver" el presupuesto dos veces, así como el número de participantes.

Lo primero en lo que hay que empezar a pensarescenario - elección de la ubicación. Si se esperan más de cien personas en el evento, pero el presupuesto es pequeño, debe alquilar una cafetería o un club pequeño con un pedido mínimo en base a "visitantes". Es decir, acordar con los dueños de la institución que la gente pida bebidas y comida por su cuenta. Este método de alquiler reducirá significativamente el costo de pago de la institución.

Otra opción es pasar una reunión de antiguos alumnos en una escuela o instituto. Pero no siempre esta forma de organizar un evento es más económica que alquilar una institución. Para una celebración completa, deberá preparar mesas de buffet, es decir, comprar alcohol, comida o bocadillos preparados. Al comprar alimentos, necesitará una persona que cocine. Necesitarás manteles, platos y mucho más. También deberá limpiar todo después del final de las vacaciones. Además del gasto y la molestia, realizar un evento en un edificio escolar tiene una serie de desventajas importantes, como restricciones de fecha y hora, la necesidad de mover y mover muebles, porque el ambiente no está destinado a la celebración.

La mejor manera de pasar una tarde de reunión de antiguos alumnos es combinar una visita a una escuela o instituto con una fiesta en un restaurante. Una parte solemne puede tener lugar en un salón de actos de la escuela o en un público estudiantil, y trasladar la diversión misma a un restaurante o cafetería. Con esta elección, primero debe averiguar las fechas y horas en que la institución educativa podrá realizar el evento, combine esto conel marco de tiempo preferido por la mayoría de los participantes y, de hecho, elegir una fecha.

No coordine inmediatamente la fecha y la hora elegidas con la administración, sino acuerde solo por adelantado. Esto es necesario para encontrar un café adecuado para un tiempo seleccionado cerca de la institución educativa, a poca distancia. Es muy inconveniente si el instituto o la escuela está muy lejos del restaurante. En esta situación, algunos no irán a la parte solemne, mientras que otros no irán a la diversión.

Sin embargo, en una cafetería cercana, la fecha u horas seleccionadas pueden estar ocupadas, pero otra fecha está libre, lo que también es conveniente. Por lo tanto, es necesario negociar con la institución educativa por adelantado y solo después de la elección final del restaurante.

Ahora puede comenzar a desarrollar el escenario, nuevamente utilizando la lista de invitados y los datos sobre sus capacidades financieras. Esto es necesario para determinar el número de concursos con premios, el menú de la velada, que se encargará con antelación, y otros momentos similares. El escenario de la velada de la reunión de antiguos alumnos, al que asistirán solo diez personas, aunque sea en la versión “+1”, será muy diferente al programa del evento para veinte compañeros y resultará completamente diferente. de la reunión de cien personas.

Sin embargo, todos tienen la misma estructura:

• parte ceremonial;
• transición a un restaurante o simplemente un descanso antes del comienzo del buffet;
• horario habitual;
• fin oficial;
• "después de caminar".

En la etapa de elegir un escenario de acuerdo con el presupuesto yel número de invitados no debe entrar en los detalles de llenar cada artículo, sino distribuir los fondos. Es más fácil hacer esto, comenzando por los costos que se pueden calcular con la máxima precisión, por ejemplo, desde la parte ceremonial. La "residencia" no debe incluirse en el presupuesto en absoluto, pero si hay dinero gratis, entonces es muy posible presentarles a todos un cóctel temático en la despedida. Lo más oscuro en términos de presupuesto es siempre la parte principal de la velada, la que va de acuerdo con el guión e involucra varios concursos, loterías y premios. Por lo tanto, debe dejarse al final, y al elegir con qué llenarlo, proceda de cuánto dinero queda.

Como resultado, obtendrá una estimación financiera bastante detallada. Debe estar claramente escrito, de modo que cuando los participantes hagan preguntas sobre qué dinero se les está recaudando, no intente decir el contenido de la noche, sino simplemente envíe una lista de números secos en un mensajero o por correo. Esto le salvará los nervios y disuadirá a los compañeros de clase sospechosos de negociar con el coleccionista.

Después de recolectar los fondos, debe comenzar a implementar el plan. Con una gran cantidad de invitados al evento, generalmente se requieren muchos elementos y atributos diferentes de las vacaciones. No debe hacer todo de acuerdo con el principio "cómo va", el tiempo y las compras o los pedidos deben planificarse, es mucho más conveniente y con un horario claro no se olvidará nada.

¿Cómo celebrar la parte oficial?

El contenido de la parte solemne depende de cuántos maestros habrá y quién planea exactamenteestar. Por ejemplo, el rector del instituto o el jefe del departamento, el director de la escuela en la noche de la reunión de graduados siempre hace un discurso que abre el evento. Esta es una tradición a seguir. Si no hay " altos rangos", y solo está presente un maestro de clase o varios maestros de asignaturas, entonces el derecho de abrir la velada y dirigir toda la parte solemne pasa a su organizador. No importa cuál de los maestros asistirá al evento, todos los que asistieron a la velada de la reunión de los graduados de los maestros reciben flores y cartas conmemorativas de agradecimiento.

La parte ceremonial no debería ser larga, pero tampoco demasiado corta. El tiempo óptimo es de 30-40 minutos. El contenido podría ser:

• discurso de apertura o discurso del director;
• entrega de diplomas o certificados conmemorativos, pero solo con un número reducido de participantes, si hay más de veinte personas, los certificados se emiten después de la finalización de la parte oficial al salir del salón;
• las palabras de los maestros, y después de que los maestros terminen, debe dar flores y un "papel de agradecimiento" bellamente diseñado, lo mismo se aplica al director o representante de la administración;
• finalización e invitación para dirigirse al restaurante (debe recordar la dirección y decir que está en la invitación).

Si uno de los graduados quiere decir algo, lo hace después de los discursos de los maestros y antes del discurso final del organizador de las vacaciones.

Si existe la oportunidad de ensayar la parte solemne, debe hacerse sin f alta. Siempre puede haber algunos matices que distingan la realidad del guión escrito en el papel. La duración de los discursos, un micrófono que no funciona o la f alta de un soporte para él, y otras bagatelas que no se pueden tener en cuenta al planificar. Se harán evidentes en el ensayo y se pueden corregir o eliminar.

Puede completar la parte solemne, no limitada al discurso. Una buena opción sería cantar una canción. En la noche de la reunión de graduados, en ausencia de un himno en la institución educativa, puede preparar cualquier tema adecuado y una canción no demasiado larga. Su texto y una explicación del mismo deberán ser enviados a cada uno de los participantes junto con la invitación. Sin embargo, si lo desea, puede duplicarlo emitiendo una copia impresa con palabras en la entrada de la sala. Si se planea usar insignias, también se entregan a todos antes de la parte oficial en la entrada.

¿Qué se requerirá para la parte oficial?

Hay atributos obligatorios del escenario oficial del evento, que no dependen del número de participantes ni del tamaño del presupuesto. Estos incluyen:

• flores para todos los maestros;
• diplomas conmemorativos o "certificados de posgrado";
• cartas de agradecimiento a los profesores.

Esta es la base de la que no puedes prescindir. Puede solicitar diplomas y diplomas en cualquiera de las agencias de publicidad o directamente en imprentas. Sin embargo, un pedido directo de las imprentas, aunque más barato, requerirá una preparación independiente del diseño. Este no es solo un dibujo hecho en cualquier programa, hay una serie de requisitos para tales diseños. Sin entender cómoes un diseño para la impresión que se está haciendo, no debe hacer esto, ya que el resultado requerirá alteración y no por culpa de las imprentas. Es decir, tendrás que pagar dos veces.

Además de los atributos obligatorios, elementos del evento como:

• insignias con nombre, clase u otra información;
• decoración del salón de actos, foyer y otros lugares por donde pasarán los graduados en la institución educativa;
• imprime la letra si es necesario.

En el caso de que afuera haga frío y resbale, y el restaurante esté ubicado lejos del lugar donde comenzó la noche de la reunión de ex alumnos (febrero o marzo, por ejemplo, no son propicios para largas caminatas), usted puede alquilar un transporte. Es imperativo advertir sobre el alquiler de autobuses en las invitaciones, ya que las personas pueden negarse a utilizar su propio automóvil después de conocer la disponibilidad de transporte "puerta a puerta".

Transición al restaurante: ¿es posible llenarlo con algo

Llenar o no de contenido el tiempo de transición de la institución educativa al lugar de celebración es una cuestión individual. Depende de muchos matices, como por ejemplo:

• duración y volumen de trabajo de la parte oficial;
• clima y temporada;
• disponibilidad de transporte o a pie;
• tiempo que se tarda en llegar al restaurante;
• número de participantes.

Es posible con buen tiempo y en verano utilizar payasos, títeres de tamaño natural, mimos con globos y similares en el caminoacompañamiento. Esto prepara a los invitados para una velada festiva. Sin embargo, si el camino es demasiado corto, por ejemplo, solo necesita ir al lado opuesto de la calle, entonces no necesita llenarlo con nada.

Para un viaje en autobús de al menos 20 minutos, puedes usar un payaso o cualquier otro artista que cuente chistes "en el tema" o, mejor aún, actúe en el género stand-up. El mismo género es óptimo para la parte principal del evento.

Sin embargo, si hay menos de diez personas, ese entretenimiento en el camino es completamente inútil.

¿Cómo pasar la mayor parte de la noche?

La estructura de cómo se lleva a cabo la fiesta de graduación en la institución, un año después se reúnen o diez años después de la graduación, es la misma. Pero el número de participantes en el evento afecta la estructura de la celebración. Si hay más de 10-15 personas, se requerirá un líder. Si hay entre 5 y 7 participantes, no se necesitan los servicios de un maestro de ceremonias.

Todos los concursos, loterías u otros entretenimientos deben corresponder necesariamente al tema de la velada, así como los discursos de copas. Lograr esto es simple, solo use algunos elementos temáticos en el guión.

La estructura del evento podría ser:

• el organizador debe dar un breve discurso durante la cena, en otras palabras, reabrir las vacaciones;
• los siguientes brindis deben dirigirse a personas específicas e informar sobre lo que han logrado en el pasado, por supuestobueno, los propios graduados pueden hablar, improvisar;
• entre copas levantadas, se realizan concursos, actuaciones de artistas o participantes en la velada;
• antes del cierre, se debe realizar una lotería con premios lúdicos, por ejemplo, con un certificado por el derecho a albergar y organizar la próxima reunión.

El organizador dice el último brindis. En él hay que agradecer a los asistentes, expresar confianza en un encuentro temprano y explicar que el restaurante está a la completa disposición de todos aquellos que quieran seguir divirtiéndose, indicando la hora, por supuesto. Es decir, la parte oficial debe completarse al menos 2 horas antes de que expire el período de alquiler.

¿Qué decir en los brindis de "dirección"?

Las felicitaciones en la noche de la reunión no son muy diferentes de los brindis en otras festividades. Es decir, es un discurso breve que contiene palabras agradables sobre alguien, habla sobre los logros de esta persona y le pide que beba.

Puedes hablar de cualquier cosa, pero, por supuesto, debes estar preparado. Todo el mundo tiene logros. Por ejemplo, si una excelente estudiante y activista se convirtió en ama de casa, entonces debe recordar los valores familiares y enfatizar que una casa es lo más importante que tiene una persona. Si un compañero de clase trabaja como mecánico en una fábrica, debe hablar sobre el valor de las profesiones simples, sin las cuales todas las comodidades de la vida moderna son inconcebibles. Es decir, los brindis dirigidos deberían aumentar la autoestima de una persona y complacerla.

Después de tales discursos, se debe otorgar un diploma "Por logros". Pero esto debe hacerse sólo si los brindisestará listo para cada uno de los invitados. Si hay cien personas en la fiesta, no hay necesidad de preparar diplomas. Pero los brindis en sí deben ser pronunciados. Deben ser pensados para aproximadamente la mitad de los participantes. Después de cada par de discursos de este tipo, se debe provocar a los invitados para que hagan los mismos discursos con respecto a sus compañeros de clase.

Así, la eterna pregunta de para qué beber se elimina por completo, y cada uno de los invitados se siente necesario y no superfluo en la festividad.

¿Qué incluir en el programa?

La variante más óptima del programa de tales eventos son las actuaciones de los propios participantes. Pero la mayoría de la gente tiende a rechazar una oferta para actuar, por lo que los organizadores deberían encubrir esto con concursos o loterías.

Es decir, como premios por ganar un concurso, el ganador debe, por ejemplo, leer poesía. Para la noche de la reunión de graduados, que se lleva a cabo según un programa organizado de acuerdo con este principio, se deben preparar textos impresos con anticipación. No todas las personas memorizan poemas.

Puede prescindir de los concursos y jugar actuaciones en forma de lotería o forfeits. Puede organizar una subasta. Es decir, el participante tiene la oportunidad de venderle a alguien su derecho a hablar, y el dinero de este lote será el comienzo del presupuesto para la próxima noche de la reunión, cuya fecha, por supuesto, debe anunciarse, por ejemplo, el próximo año.

¿Cómo preparar un discurso?

Esta pregunta a menudo desconcierta incluso a los organizadores más pedantes y talentosos. De hecho, todo es simple. Palabras para la noche del reencuentro.no debe ser pretencioso, sincero y amable. Eso es suficiente.

El habla no debe retrasarse. La apertura de la parte solemne es bastante dentro de los 5-7 minutos, por supuesto, si el director o uno de los maestros "importantes" no pronuncia el discurso. No deben limitarse en el tiempo, es descortés. La última parte oficial del discurso dura de 4 a 5 minutos, puede comenzar con las palabras: "Comienza la noche de regreso a casa", "Ahora vamos al restaurante y nos divertiremos" y otra información, por ejemplo, sobre los autobuses. o la dirección de la institución.

El primer brindis es completamente simbólico y debe sonar simple: “¡Chicos! ¡Aquí nos hemos visto! ¡Vamos a celebrarlo! . Los brindis de dirección consisten en varias oraciones y toman de 2 a 4 minutos.

Las dificultades con los discursos de mesa se pueden evitar contratando un anfitrión o usando al resto de los participantes tanto como sea posible.

¿Qué no se debe olvidar?

Al planificar una velada, debe recordar tres matices, como:

• organizar tomas de fotos o videos;
• buscar anfitrión;
• enviando invitaciones.

Asegúrese de contratar a un fotógrafo y/o videógrafo. Esta es una parte muy importante de la reunión. Además, debe solicitar servicios para toda la noche, desde la parte oficial solemne hasta el "después de caminar". Los resultados de su trabajo deben enviarse electrónicamente a todos los invitados del evento.

Contrata a un anfitrión para fiestas con más de 10 personas. Después de todo, el organizador mismo también es un graduado y debería divertirse, y no seguir el programa yel estado de ánimo de los invitados.

Se debe emitir la invitación, incluyendo en ellas toda la información necesaria: la hora y lugar de la reunión, el nombre y dirección del restaurante, la disponibilidad del bus, si se planea alquilarlo, la la letra de la canción, por supuesto, si este elemento está incluido en el guión, y así sucesivamente.

No es necesario imprimir las invitaciones, es mucho más fácil emitirlas en formato electrónico y enviarlas por mensajería o correo electrónico.